Chcete být úspěšnější? Ovládněte čas!

Základním nástrojem time managmentu je plánování. Plánování je však vhodným nástrojem jen tam, kde časová investice do přípravy podrobného a kvalitního plánu je nižší, než časová úspora, kterou plán vytvoří.

Plánování se vždy vyplácí u složitých činností, do kterých je zapojeno více lidí, a tým, který je vykonává, nemá funkční pracovní rutinu. Ale organizovat si čas a tím jej šetřit je vhodné stále, ne jen ve složitých situacích. Proto existují obecná pravidla a nástroje time managmentu. Je několik zásad, které je lehké si osvojit a které zároveň přinášejí měřitelný efekt i pro začátečníka v time managmentu.

Nikdy nepospíchat, nikdy se neloudat!

Při vyrovnaném, stabilním pracovním tempu vždy dokážete za daný čas vytvořit větší přidanou hodnotu než při přístupu „Mám dost času, tak co bych pospíchal… Jejda, hoří mi termín, tak nejím nespím!“

Od kostry k vlasům, od sklepa ke komínu!

Rozhodně ne ode dveří ke komínu, od komínu ke sklepu a od sklepa k oknům. Uvažovat o barvě desek, do kterých založíte svůj projekt, dříve než o jeho účelu a postupech, které vás čekají, může být sice příjemné, ale z hlediska organizace času je to plýtvání. Proto je vhodné se vždy nejdříve soustředit na přesné pochopení cíle úkolu, až poté na procesy, kterými cíle dosáhnete, potom na nástroje, které v procesech využijete, atd.

Zkrátka vždy s jasnou logikou od největšího po nejmenší či od současnosti k cíli. Logika může být i od cíle k současnosti, na jejím směru nezáleží. Nevhodné je ale skákat od konce k prostředku a zase ke konci.

^REKLAMA

Opravovat úkoly dětem a zároveň vyplňovat daňové přiznání lze. Není to však dobrý nápad!

Obě dvě činnosti pak budou trvat déle. Argument, že někteří lidé zvládají více činností najednou, je pravdivý, ale i oni u takto náročných činností dosáhnou úspory času, pokud se budou věnovat každé zvlášť. Pravdivým důvodem, proč lidé rádi dělají dvě věci najednou, je větší zábavnost, nikoliv efektivita.

Práce a volno, nikdy prolno a vráce!

Pracujte soustředěně, disciplinovaně. Nerozptylujte se několikavteřinovými rozhovory či krátkými myšlenkami, co budete dělat odpoledne. Soustřeďte se na práci. Jakmile vám však začne efektivita práce klesat a vzroste chybovost, udělejte si přestávku. Minimálně dvě minuty, žádný krátký pohled z okna.

Nejúčinnější jsou delší bloky práce (2 – 4 hodiny) a delší přestávky (15 minut – 1 hodina). Přestávky dělejte příjemné a nepracujte v nich. Odejděte ze svého pracovního místa. Dělejte výrazně odlišnou činnost, než jaká je předmětem vaší práce, a hlavně nemyslete na to, co vás čeká po přestávce.

Z osla na koně a pak hup na kravičku. Zábavné, ale neefektivní!

Lidé často přecházejí od rozdělané práce k jiné a pak k další. Obvykle to vede k časové neefektivitě. Tím, že přecházíme od jedné práce k druhé, se obvykle okrádáme o volný čas, protože nám oba úkoly trvají déle. V následujících případech je však vysoce vhodné od jednoho úkolu k druhému přejít:

^REKLAMA

a)     Oba úkoly mají společnou činnost (např. telefonování, či hledání na internetu), v tom případě je dobré vyřídit najednou všechny telefonáty či vyhledat rovnou všechna data. Poté je ale třeba věnovat se dále jednomu úkolu a ten dokončit.

b)    Oba úkoly mají v některých činnostech společné místo (například v úkolu A je třeba odeslat korespondenci a v úkolu B je třeba vyzvednout balík s letáky na poště. Nebo v úkolu A i B jdu ke skříni pro účetní podklady). Opět je viditelně vhodné vyřídit činnosti z obou úkolů při jedné návštěvě a tím šetřit čas. Poté je však třeba věnovat se soustavně jednomu z úkolů.

c)     V jednom z úkolů je třeba čekat (objednali jsme si složky z archivu a než dorazí, nemůžeme v úkolu pokračovat), tehdy je vhodné začít přípravnými, nenáročnými činnostmi z jiného úkolu. Ale jakmile můžeme pokračovat v prvním úkolu, učiníme tak.

d)    Dostaneme úkol s nulovou nebo velmi malou časovou rezervou. (Je nezbytně nutné do tří minut zadat osobní kód do bezpečnostního systému, jinak se zapne alarm.) Tyto úkoly mají přednost, i když přerušením práce na stávajícím úkolu ztrácíme efektivitu.

Chaos inspiruje, chaos je zážitek, ale systém šetří čas!

Důležitým nástrojem time managementu je soupis činností. Každý večer, pokud to vaše práce neumožňuje (neznáte své úkoly večer), tak každé ráno si napište soupis činností. Jedná se o seznam úkolů, které vás čekají, rozepsaný do jednotlivých činností, které vedou k cíli. Z tohoto seznamu pak přehledně uvidíte, které úkoly mají společné místo, či činnosti, v kterých nejspíše budou prodlevy a kde. Během několika málo minut si pak navrhnete efektivní denní režim. Ušetříte tak i hodiny.

Tip: Plánování: Základ úspěchu

Snaha se nepočítá, důležité jsou výsledky!

Rozeběhnout se někam v okamžiku, kdy nastane časová tíseň, působí velmi chvalitebně. Ve skutečnosti to bývá plýtváním času. Ve chvíli, kdy jste se dozvěděli, že jste v nečekané časové tísni a není zároveň ohrožen váš život (neřítí se na vás auto), dva až tři údery srdce nedělejte nic. Nechte odeznít první šok, a až poté jednejte. Vaše činnost bude racionálnější a pravděpodobně dosáhnete lepších výsledků. Klidný člověk dosahuje výsledků snáze.

Úspora času je nejvyšší hodnotou! A nebo není?

Jeden z důvodů, proč nejsou zásady time managmentu dodržovány, je představa, že při jejich striktním dodržování se člověk musí psychicky zhroutit. To není falešná představa. Ale mnohem lepší, než si čas organizovat jen na půl, je definovat si v životě oblasti, ve kterých bude čas organizován s plným nasazením. A oblasti kde nebude organizován vůbec. Částečný time managment je totiž téměř tak náročný, jako plnohodnotný, ale má jen velmi malý přínos.