Nahrávání hovorů: ÚOOÚ proti ČNB?
Česká národní banka (ČNB) udělila pokutu finančně poradenské společnosti Fincentrum za nenahrávání hovorů poradců s klienty. Nyní Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) sankcionoval banku za nepřiměřené uchovávání hovorů. Jaká je správná cesta?
Nahrávání hovorů s klienty není nové téma. Nejprve na základě směrnice MiFID musely být zaznamenány hovory s klienty, v nichž klient zadával příkaz k nákupu či prodeji cenných papírů. Pak ČNB udělila pokutu ČSOB za to, že nenahrával veškeré hovory svých bankéřů s klienty. Na základě toho začaly i ostatní banky všechny hovory nahrávat.
Pak se ČNB obrátila na finanční zprostředkovatele. Pokutu za nenahrávání hovorů poradců s klienty obdrželo Fincentrum. Podle názoru někdejšího právníka Fincentra Vladka Krámka k tomu ale není žádný zákonný důvod, a proto Fincentrum podalo na ČNB správní žalobu. V mezičase k nahrávání hovorů přidal své i Úřad pro ochranu hospodářské soutěže.
ÚOOÚ sankcionoval nejmenovanou banku, která působí v České republice prostřednictvím pobočky zahraniční banky, mimo jiné za to, že nahrané hovory uchovávala bez ohledu na účel hovoru po dobu 10 let od ukončení smluvního závazku s klientem.
„Tyto záznamy jsou uchovávány v informačním systému účastníka řízení […], je-li s klientem uzavřena smlouva, uchovává účastník řízení záznamy po celou dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu 10 let od jeho ukončení, resp. splnění závazků klienta vůči účastníkovi řízení bez ohledu na to, o jaký typ telefonního hovoru se jedná (např. servisní poradenství, příkaz k transakci),“ konstatoval ve svém rozhodnutí Úřad pro ochranu osobních údajů.
REKLAMA
Banka měla rozdělit hovory podle charakteru. Různé účely hovoru mají dle ÚOOÚ jinou archivační lhůtu a banka to má rozlišovat. Nesmí hovory uchovávat déle, než činí její zákonná povinnost.
Úřad pro ochranu hospodářské soutěže též uvedl návod, jak mohou být hovory rozlišovány: „Např. číselným odlišením jednotlivých typů hovorů dle jejich obsahu a účelu, přičemž v průběhu hovoru by zaměstnanec zaznamenal, o jaký typ hovoru se v konkrétním případě jedná, kdy pro každou skupina hovorů by pak byla nastavena odlišná doba likvidace.“
To technicky řešitelné je, byť s nemalými náklady, i u finančně poradenských společností. Potíž tkví v účelu hovoru. „Pokud však není v té době předem objektivně vyloučeno budoucí poskytnutí investiční služby, komunikace týkající se sjednání termínu schůzky a zjištění konkrétních údajů o zákazníkovi již je jednoznačně pracovní komunikací, která může vyústit v poskytnutí investiční služby,“ uvádí ČNB v rozhodnutí vůči společnosti Fincentrum a dále uvádí: „Pořizování záznamů komunikace se zákazníkem proto zákon předpokládá i v případě, že k uzavření smlouvy nakonec nedojde.“
Jinými slovy: Finančně poradenská společnost musí nahrávat veškeré hovory svých vázaných zástupců, protože by mohly vést k uzavření obchodu, což chce ČNB kontrolovat.
REKLAMA
U uzavřeného obchodu zákon stanovuje jednoznačně délku archivace. „Zákon výslovně říká, že je doba archivace 5 let od uzavření obchodu,“ uvedl Vladek Krámek v rozhovoru pro Investujeme.cz. Zákon ale neříká nic o délce archivace v případě, kdy k uzavření obchodu nedojde.
„Nahrávání hovorů je problematika, která v současně době rezonuje finančně-poradenským trhem v rámci projednávání novely ZPKT a návrhu ČNB nahrávat všechny hovory investičních poradců. Z našeho pohledu se povinností nahrávat všechny hovory (a to I takové, které k obchodu nevedou), jedná o brutální zásah do ochrany soukromí klientů. Během hovorů poradce s klientem mohou zaznít (a zazní) velmi citlivé osobní informace, které se budou roky někde uchovávat, což může vést k jejich zneužití. A povede. Vždyť, kolikrát se dostanou ven policejní odposlechy, které by měly být už z podstaty opravdu dobře zabezpečeny. A stejně se ven dostanou. Natož desítky tisíc nahraných telefonátů,“ varuje Marek Černoch, výkonný ředitel ČASF.
„Co na to GDPR? Co na to ÚOOÚ? Stačí se podívat na některé rozpory v rozhodnutích institucí. Jedna instituce udělí pokutu za to, že subjekt nahrává a druhá trestá za to, když nenahrává. V takovém prostředí se pak dá dost těžko pracovat. Jako firma pak vlastně nevíte, jak postupovat, aby to bylo správně. Závěr bude takový, že se budou řešit právní spory, a trhu to nepomůže. Stejně se drtivá většina obchodů uzavírá na osobní schůzce, ze které je záznam,“ dodává Marek Černoch.
K našemu dotazu na Úřad pro ochranu osobních údajů, jak by měla postupovat finančně poradenská/zprostředkovatelská společnost v případě archivace hovorů nahraných na základě požadavku ČNB bez uzavřeného obchodu, odpověděl Vojtěch Marcín, zástupce tiskového mluvčího ÚOOÚ: „Tento dotaz by měl mířit spíše na zmiňovanou ČNB. My jsme dozorový úřad a metodiky či návody tohoto typu nejsou naše agenda.“
Úřad pro ochranu osobních údajů tedy návod ke správnému postupu nedá, ale v případě, kdy následný postup bude považovat za nesprávný, bude jednat a sankcionovat…
