Sedm druhů plýtvání: Zeštíhlete administrativu!

Byli byste rádi, kdyby vám v restauraci naúčtovali o porci jídla navíc? Asi ne, dohadovali byste se a chtěli byste, aby byla položka z vašeho účtu odstraněna. Zaplatíte víc, aby bylo opraveno něco, co bylo zpackáno? Asi ne. Ale i tak zde hovoříme o různých plýtváních, která někdo musí zaplatit. Musí být zahrnuty v účtovaných cenách, buď zvýšením nabídkové ceny, nebo snížením zisku společnosti a podkopáváním výnosnosti.

Chyby, předělávky a dopady na rentabilitu

Zisk společnosti je dán prodejními cenami poníženými o náklady. Bude-li si společnost účtovat příliš mnoho, zákazníci pravděpodobně půjdou jinam. Zásadním způsobem, jak zlepšovat zisky a ziskovost, je snižování nákladů. To jde buď slepými a krátkozrakými škrty, nebo způsoby napomáhajícími dlouhodobému růstu. Mezi tyto způsoby patří nástroje lean managementu, například zaměření se na sedm druhů plýtvání.

Prvním typem plýtvání jsou chyby a předělávky. Stačí špatně zapsané datum a smlouva se může předělávat. Přidružené náklady zahrnují ztracený čas, náklady na poštovné, ztrátu kapacity, poškození dobrého jména atd. Chyby nás stojí více, než je na první pohled zřejmé. Musí se to předělat nebo vyměnit, znamená to dodatečné papírování a může to znamenat sankce nebo ztrátu klientely. Vadám a chybám je lépe předcházet, než se je snažit odhalovat. Prostě aby to bylo správně hned napoprvé, uplatňovat prevenci a problémům předcházet.

Zatímco v západních firmách bylo v době po druhé světové válce jisté množství chyb považováno za tolerovatelné a běžné, v japonských podnicích převládlo zaměření na předcházení chybám. Kupříkladu programy nulového počtu chyb a uplatňování mechanismů, které znemožní chybu udělat. Říká se tomu „blbuvzdornost“, slušněji „chyběodolnost“, v japonštině „poka-yoke“. Při vyplňování elektronického formuláře může jít o automatickou kontrolu toho, zda číselné údaje jsou skutečně vyplněny číselnými daty, toho zda má vložené číslo předpokládaný počet znaků, apod.

^REKLAMA

Úvahy nad plýtváním a zbytnělými, tučnými procesy, vzešly právě v Japonsku. Zde se pro plýtvání, které si žádá iniciativu, aby bylo identifikováno a odstraněno nebo sníženo, používá japonského slova „muda“. Jde o něco, co v očích zákazníka nepřidává hodnotu a co zákazník není ochoten zaplatit. Vykonávání činnosti nebo úkolu bez přidané hodnoty je plýtváním.

Obrázek 1: Chyby a předělávky patří mezi sedm druhů plýtvání (muda), soupis různých forem plýtvání, který vytvořil japonský průmyslový inženýr Taichi Ohno.

Čekání, rozpracovanost a nadprodukce

Jak často trávíte čas čekáním na odpověď z jiného oddělení vaší organizace? Jak dlouho čekáte na doručení balíčku? Čekáte dlouho na opravu tiskárny? V procesech existují úzká hrdla, pro která platí, že hodina ztracená v úzkém místě znamená hodinu ztracenou na celém výkonu. Je-li jeden z kroků pomalý, pak se zde hromadí rozpracovanost. Výsledky zlepšovacího úsilí jsou pak nejvíce zřetelné při zaměření se na toto úzké hrdlo – odhalení zde existujících plýtvání a přijetí opatření, která umožní udělat vše, aby to v úzkém hrdle odsýpalo.

Čekání narušuje tok, to, jak práce odsýpá, a jako takové je jedním z vážnějších druhů plýtvání. Kdykoliv se zboží nebo rozpracované úkoly nepohybují, dochází ke ztrátě čekáním. Je snadno identifikovatelná, protože ztracený čas je nejzřejmější věc, kterou můžete odhalit. Například zboží čekající na dodání, zařízení čekající na opravu nebo dokument čekající na schválení. Znáte to, čeká se na podpis, schválení, a kvůli tomu nelze pokročit dál. Pokud se používá zpracování v dávkách, velká část času se stráví čekáním ve frontách.

^REKLAMA

Nejzávažnějším mezi sedmi druhy plýtvání je ztráta z nadprodukce. Množstevní požadavky zákazníků jsou překračovány, což vede k dodatečným nákladům – skladovacím, administrativním, finančním. Přebytečné produkty nebo úkoly vyžadují další přepravu, nadměrný pohyb, větší čekací dobu a tak dále. Díky nadprodukci vznikají nadměrné či nechtěné zásoby. Řekněme, že bylo vytištěno o stovku kusů podkladů navíc. Buď se to vyhodí, nebo se řekne, že se to použije příště.

Ony přebývající vytištěné podklady mohou být uskladněny, přemístěny kamsi do regálu. Zabírá to místo, překáží to, zapomene se na to. A když se nezapomene, musí se čekat, než se to v případě potřeby najde. A když to ten, kdo to hledá, najde, musí se opakovaně ohýbat a přemísťovat se, dochází k plýtvání pohyby. A pokud se když už se zdá být vše připraveno, zjistí se, že se podklady smíchaly s podklady jinými, ztráty narůstají. Viditelné je další zpoždění, díky chybě se to musí přetřídit. Aby toho nebylo dost, nakonec se zjišťuje, že použitelných je jen 90 kusů a dalších 5 se musí dotisknout. Nadměrná produkce působí jako násobitel mnoha jiných druhů plýtvání.

Obrázek 2: Dodání nebo zpracování něčeho více než činí požadavky, dříve nebo rychleji, je příčinou dalších druhů plýtvání. Platí jak pro výrobu, tak administrativu.

Zásoby, zbytečná práce a plýtvání dopravou

Zásoby jsou druhou stranou mince nadvýroby a nadprodukce. Přebytečné zásoby také zvyšují dodací lhůty, vyžadují skladovací prostory a zpožďují komunikaci a  řešení problémů. Zásoby vyžadují inventarizaci, evidenci a jinou administrativu, to všechno stojí peníze a zvyšuje náklady. Proč mít zásobu papíru na měsíc, když ho lze doplňovat každý týden v závislosti na skutečné spotřebě?

^REKLAMA

Na pozadí zásob stojí peníze, které zvyšují náklady – kapitál vázaný v zásobách musí být nějak financován, samotné skladování a související administrativa také cosi stojí. Zásoby vyžadují prostor, obalový materiál, je možné, že dojde během skladování k poškození nebo zastarání.

Jiným způsobem plýtvání je snaha o cosi, co převyšuje požadavky zákazníků. Tento druh plýtvání obvykle odráží práci, která nepřináší přidanou hodnotu. Může jít o návrh produktu, který se odchyluje od očekávání zákazníků. Klienti prostě takové parametry nechtějí, nevidí v nich přidanou hodnotu. Tolerance jsou příliš těsné, požadavky jsou neúměrně vysoké nebo špatně stanovené. To všechno stojí peníze a čas.

Jakýkoli druh přepravy je plýtvání. Čím méně se přepravuje, tím lépe. Nejen, že to stojí čas a peníze, může to také způsobit škodu. Vnucuje se úvaha, že pokud se díky přepravě zboží přibližuje k zákazníkovi, lze to považovat za přidanou hodnotu. V ideálním případě by ovšem byla doprava nulová, produkt by vznikl mávnutím kouzelného proutku přímo u zákazníka. Zákazníka nezajímá, zda věc bude přepravena nebo vytvořena na místě. Pokud se něco přepravuje, prodlužuje to dobu potřebnou na  splnění zakázky. Čím déle to trvá, tím pomalejší je reakce.

Plýtvání také představují zbytečné pohyby člověka nebo stroje. Toto plýtvání souvisí s ergonomií a je zřejmé v případech ohýbání a  natahování se, chůze, zvedání a dosahování na potřebné věci. Kupříkladu dokumentace neuspořádaná podle četnosti použití, ale uložená nesystematicky, neznamená jen dlouhou dobu na dohledání, ale i zbytečné pohyby.

Hledání konkurenčních výhod a dokonalosti

Organizace světové třídy ve svých procesech usilují o odstraňování plýtvání. Všechno, co se ve společnosti děje, lze rozdělit do dvou kategorií – přidávání hodnoty, nebo plýtvání. Znalost, identifikace a zejména redukce plýtvání může celému systému podnikání poskytnout velkou konkurenční výhodu.

Lean management není pouze o odstraňování plýtvání. Jde o použití metod a nástrojů, které pomohou identifikovat hodnotu pro zákazníka a zajistit, aby tyto procesy s přidáváním hodnoty v organizaci převládaly. Protože štíhlá výroba byla původně japonskou filozofií řízení, často používá japonských slov.

Když vznikl globálně šířený koncept lean managementu, zahrnující jak štíhlou výrobu, tak logistiku a administrativu, stalo se běžným použitím japonských pojmů a slov. Chyběodolné řešení bývá běžné označováno jako „poka-yoke“, snaha o nivelizaci množství odbavovaných zakázek a poptávek jako „heijunka“, princip doplňování zásob na základě signalizace spotřeby a potřeby doplnění jako „kanban“. Podobně je pro sedm druhů plýtvání používáno označení „muda“. Odstraněním mudy z procesů pomáhá ušetřit, zvýšit produktivitu při zvýšení kvality.

Ziskovost podkopávají tři zla – muda, muri a mura. Zatímco muda představuje plnění úkolu nebo činnosti bez přidané hodnoty, muri představuje přetížení a mura nerovnoměrnost. Třebas se blíží konec měsíce a manažer sledovaný podle měsíční produkce může tlačit na pilu, aby výsledky byly co nejrychleji. Dochází k přetížení, vypětí, projevující se ve stresu, chybách a souvisejících problémech. V jiná období se „dveře ani netrhnou“ a dostupná kapacita je nevyužita a proplýtvána. To všechno stojí za přetížením (muri) a nerovnoměrností (mura).

Mura znamená zamýšlet se nad tím, jak jsou poptávky a objednávky zpracovávány, jak je objednávka převzata, jak je plnění vyhlazováno a „nivelizováno“ z pohledu zpracovávání. K neefektivitě může dojít už jen tím, jak jsou objednávky předávány anebo prioritizovány.