Tipy pro manažery: Nestíháte? Je to jenom ve vašich rukách

O takzvaném time managementu, tedy sadě postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, vznikly již stohy knih a manažerských pouček. Stejně tak o „žroutech času“. Důležitější než si něco naplánovat však je to dodržet. Co pokládám ze zkušenosti za důležité, je zejména šest klíčových bodů: Plán, kotvy, modelování, hájený čas, čas pro lidi a odmítání.

Plán

Pokud si jakkoliv rozvrhujete své činnosti do času, může mít váš plán podobu velmi sofistikovanou, téměř jako strategický plán organizace. Nebo si hodíte na papír pár bodů, abyste nezapomněli, co chcete během pátku všechno stihnout, a stačí vám to. Možná jste „papírkový fanda“ a všude možně máte barevné lepíky s poznámkami. Někdo plánuje na papíře, někdo v Outlooku, jiný používá plánovací systémy, další vyrábí přehledy na tabuli… Podobu může mít vaše plánování velmi rozmanitou, ale jedna věc je v nich společná – právě existence určitého schématu, plánu či rozvrhu. Absence plánu je znakem chaosu. Také se v tom dá žít, ale jestli chcete čas ušetřit, cesta tudy nevede.

Kotvy

Máte-li plán, máte v něm úkoly. Řada z nich člověka příliš netěší, ale udělat je musí. A proto jsou tu kotvy. Kotva je motivátor, odměna, důvod, proč to přežít. Může jí být pěkná knížka, večeře s kamarádem, procházka se psem nebo pár volných dnů navíc – záleží na velikosti úkolu, za který se odměňujete (a na míře nechuti, kterou musíte překonávat).

Modelování

Model je lidově řečeno „mustr“, návod jak něco udělat. Lidé se silným smyslem pro hodnotu času používají hodně modelů, ať už svých nebo převzatých. Co může být modelem? Např. předpřipravený formulář, do kterého pouze doplňujete svůj fax, záznamy z hospitace, postup výběrového řízení atd. Model je kuchařka, podle které vaříte, návod ke zprovoznění tiskárny, standard, který někdo popsal a vy ho využíváte.

Hájený čas

Máte s rodinou nebo kolegy domluveno, že v určité denní (nebo noční) době nejste k dispozici? Respektují to a dají vám pokoj? Pokud ano, pak máte svůj hájený čas a jestli ho prospíte nebo během něho vymyslíte úžasnou fundraisingovou strategii, už je jenom na vás. Ale když vás vaši bližní nechali v klidu, musíte jim to vrátit a dát jim na oplátku svůj „čas pro lidi“.

^REKLAMA

Čas pro lidi

Čas pro lidi je doba, kdy jste k tady proto, abyste si hráli s dětmi nebo povídali s partnerem či partnerkou. Nebo abyste vyslechli (a opravdu vnímali) kolegyni, která se rozvádí a chce si o tom s někým promluvit. Nebo znova proberete s dobrovolníky, jak postupovat při benefiční akci. Jste k dispozici těm, kteří vás potřebují. Čili – když jste si vymezili „svůj“ čas, musíte to okolí také vrátit.

Odmítání

Umět říct „ne“ tehdy, když člověk opravdu nemůže a navíc vhodným způsobem, je svého druhu umění. Také jeden z významných nástrojů time managementu, protože každý z nás je za sebe odpovědný a nemá překračovat své hranice. Krátkodobě to sice běžně děláme, ale kdo tuto strategii aplikuje dlouhodobě, ubližuje významně sám sobě.

Někteří lidé tvrdí, že je time management svazuje a že strukturování a rozvrhování činností omezuje přirozenost a spontaneitu. Každé plánování s sebou nese potřebu určité kázně a skutečně nás plán svým způsobem nutí. Za to nám přináší jasný směr, úsporu času (a často i nervů) a většinou toho i více stihneme.

A pro zamyšlení a snad i pobavení skončím dvěma citáty, které pro mě samotnou vystihují samu podstatu time managementu:

^REKLAMA

„Nevíš-li, kam pluješ, nebude pro tebe žádný vítr ten pravý.“ (Korán)

„Zasej smysl pro čas, sklidíš čas pro smysl.“ (Jiří Plamínek)