Plánování: Základ úspěchu

Při plánování je nutné dodržovat daný postup, a to jak z hlediska obsahu jednotlivých bodů, tak z hlediska jejich posloupnosti. Jen tak lze sestavovat plány, které uspoří čas a vytvoří komfort v obtížných situacích.

1. Cíl

Cíl se stanovuje prostě, např. „Koupit auto“. Je třeba vyvarovat se kritériím. Oddělíme-li jasně cíl od kritérií, snáze v budoucnu řešíme neočekávané potíže. Na základě nově získaných informací můžeme upravovat kritéria, aniž bychom měnili cíl.

2. Kritéria

Kritéria jsou podmínky, za kterých je dosažení cíle užitečné. Podmínky, které musí být splněny, abych měl z dosažení cíle dostatečný prospěch. „Auto, které koupím, bude červené, bude stát méně než 200 000 Kč, bude pětimístné, bude pojízdné, bude na splátky atd.“

3. Dílčí cíle

Dílčí cíle se nestanovují vždy, neboť ne vždy nějaké existují. Jedná se o předem předpokládané body na cestě ze současného stavu k cíli, jejichž dosažení je

• nevyhnutelné pro dosažení cíle,
• má pro nás hodnotu i tehdy, nedosáhneme-li svého cíle.

„Než si koupím auto, musím ušetřit alespoň ještě 100 000. Ušetřené peníze budou pro mne i pro mou rodinu přínosné, ať už auto koupím, nebo ne. Zároveň bez nich auto koupit nemohu, tedy jsou nevyhnutelným krokem ke koupi auta.“

4. Zdroje

Zdroje jsou výčtem všech prvků, na které máme přímý vliv a mohou nám pomoci k dosažení cíle. Do zdrojů patří zejména

• naše aktiva (finance, znalosti, dovednosti, vlastnosti, majetek atd.),
• kontakty (Kamarád s dovedností, kterou my nemáme. Kolega se znalostmi, které nám chybí. Banka s finančními prostředky, které potřebujeme. Internet s informacemi, které nám pomohou).

„Ke koupi auta mám následující zdroje: 100 000 Kč, staré auto které mohu prodat, znalosti o spotřebě běžných vozů, kamarád Josef je automechanik a dokáže mi poradit, moje banka se svými úvěry, internet s informacemi o nabízených vozech a recenzemi řidičů atd.“

5. Posloupnost činností

Posloupnost činností vždy navrhujeme bez časových údajů a bez zodpovědných osob, ty dodáme v pozdějších blocích plánování.

„V bance zjistit, jestli je dostupná půjčka. Podívat se na internet a podle nabídek, recenzí řidičů a mých znalostí o spotřebě si vybrat typy vozů které mě zaujaly. Zajít za Josefem na konzultaci a vybrat vůz. Telefonicky zjistit přesnou cenu vybraného vozu. Prodat staré auto. Navštívit prodejce a objednat nový vůz, atd.“

6. Ověření 1

Ověření 1 je procesem, ve kterém:

• porovnáním ověřujeme, zda jsme dostatečně využili své zdroje,
• porovnáním ověřujeme, zda jsme v činnostech nepoužili zdroj, který nemáme,
• imaginací ověříme, zda řetězec činností považujeme za důvěryhodný a dobře navazující.

„Po ověření vidím, že své zdroje využívám dostatečně. V posloupnosti činností používám telefon, který nemám ve svých zdrojích.  Budu mít k dispozici telefon? Budu, připisuji jej ke zdrojům. V posloupnosti činností kontaktuji prodejnu automobilů, kterou nemám ve svých zdrojích. Jsou v dosažitelném okolí prodejny automobilů a jaké? Tyto tři. Připisuji je do svých zdrojů. Představuji si, jak budu celým procesem procházet. Aha, sice jsem si v bance ověřil, že půjčku dostanu, ale už jsem si ji nevyřídil. Po prodeji starého auto tedy připisuji vyřízení půjčky. Teď už posloupnosti důvěřuji a zdroje mi odpovídají.“

7. Alokace zdrojů

Alokace zdrojů je přidělení zdrojů jednotlivým osobám, které se budou účastnit naplnění plánu. Osoby, které se plnění plánu budou účastnit, je možné vyjmenovat ve zdrojích, ale není to nezbytné. Velmi zde záleží na osobnosti plánovače, zda mu zpřehlední práci vyjmenování těchto osob ve zdrojích, či jinde, např. v seznamu u popisu projektu nebo na zvláštním listu.

8. Ověření 2

Následně je třeba ověřit:

• že jsou všechny zdroje přiděleny,
• že jsme nepřidělili zdroj, který nemáme, popř. zdroj, se kterým nepočítáme v posloupnosti činností.

9. Harmonogram

Harmonogram je graficky ztvárněný rozvrh činností s určením času a zodpovědnosti za danou činnost. Z harmonogramu vždy musí vyplývat, kdy daná činnost začíná, kdy je úspěšně dokončena a kdo za její dokončení zodpovídá. V harmonogramu je velmi vhodné vytvářet časové rezervy, aby v případě nesplnění dílčí činnosti bylo možno použít alternativní řešení.

„Ukázka harmonogramu“

10.  Krizové body a alternativní řešení

Rozpoznat krizové body a stanovit alternativní řešení je asi nejobtížnější částí plánu. Zároveň na jejich dobrém určení a kvalitním řešení z velké části závisí celý plán, potažmo výsledek plánované činnosti. Jedná se o seznam neúspěchů, které dokážeme předpokládat, a návrh alternativních řešení, ke kterým přistoupíme v případě, že se neúspěch skutečně dostaví. Krizové body musí obsahovat způsob jak ověřit, že ke krizi došlo, okamžik, kdy se bude ověřovat, osobu, která bude ověřovat a alternativní řešení, ke kterému bude přistoupeno v případě krize. Krizové body jsou v zásadě dvojího druhu:

• činnost není dokončena v termínu (alternativní řešení by tu rozhodně nemělo vypadat způsobem „ještě počkám“, ale například „pomohu manželce s vyřízením úvěru“),
• při činnosti se vyskytl problém, který nám brání dosáhnou cíle, naplnit určité kritérium či kritéria, nutí nás k časově náročným činnostem mimo plánovaný harmonogram. Zde je pro plánovače nezbytná schopnost imaginace a rozsáhlé zkušenosti. Otázky, se kterými u každé činnosti pracujeme, jsou „Co vše se může pokazit?“ a „Co přesně je třeba udělat v případě, že se právě toto pokazí, abych dosáhl ve stanoveném čase cíle s ohledem na všechna kritéria?“

11. Poslední ověření

Poslední ověření provádíme opět jak z hlediska logiky (jednotlivá bloky spolu musí obsahově souhlasit, nesmí zde nic přebývat ani chybět), tak z hlediska představivosti (musíme svému plánu důvěřovat, umět si představit jeho úspěšnou realizaci. Jakmile během imaginace přijdeme na bod, ve kterém si nejsme jisti, co se vlastně bude dít nebo kdo to bude dělat, je třeba se vrátit a plán doplnit.).

„Nikde mi nic nechybí, nic nepřebývá. Tak jak to vlastně budeme dělat…hmm… když mi banka nepůjčí, můžu si vlastně půjčit i od bratra. Toho nemám ve zdrojích, ale mým zdrojem je, tak zdroje upravím. V alokaci zdrojů patří ke mně, ne k manželce, dopisuji tedy bratra i do alokace zdrojů, a to k sobě. V krizových bodech doplňuji… požádám o půjčku bratra, v případě neúspěchů Josefa… a pak už je to stejné. Ano, nyní jsem spokojen.“

12.  Poznámky

Poznámky je třeba vytvořit vždy. U poznámek je vhodné najít si svůj formát tak, aby bylo možné se v nich rychle orientovat při realizaci plánu. Jedním z dobrých formátů pro začátek je rozdělení poznámek na tři kategorie:

• harmonogram (ten je dobré mít u sebe vždy),
• krizové body a alternativní řešení (nejsou v zásadě k ničemu, pokud je nemáte po ruce v případě krize),
• alokace zdrojů (vhodné pro průběžnou kontrolu vybavení při fyzických výkonech s nářadím a pomůckami.),

„Při koupi auta mi bohatě stačí mít u sebe harmonogram a krizové body, tak si je přehledně seřadím a vytisknu.“