Tipy pro manažery: Jak poskytnout a přijmout zpětnou vazbu

Ten, komu zpětnou vazbu poskytujeme, se v opačném případě často naštve. To dobré už si z toho nevezme. Správně použitá zpětná vazba má za cíl jít např. proti výkonu, situaci či projevu, ale nikdy ne přímo proti člověku. Má být věcná a konstruktivní, a ne zraňující.

Jak by měla kvalitní zpětná vazba vypadat

Buďte konkrétní a vyvarujte se: „Měl bys zlepšit svoje výkony.“ Raději použijte: „Úkoly lidem zadáváš, aniž by ses přesvědčil, jestli tomu rozumějí, to je třeba změnit.“ Dále se také chovejte důrazně, ale bez zbytečné agresivity. Stačí říct stručně, co potřebujete a neobalovat sdělení do dlouhých vět. Vyhněte se ironii a sarkasmu.

Nechejte také druhou stranu přinést návrhy. Jak? Poté, co popíšete nežádoucí stav, ptejte se na to, jak to druhá strana vidí a jak to změní. Neříkejte druhému, co a jak má udělat, ale otázkami získávejte jeho závazek ke změně.

Použijte také hodně otevřených otázek. Vyhněte se: „Rozumíš tomu, co po tobě chci?“ Lépe: „Jak jsi pochopil moje zadání?“ Pomáhá také jasně vysvětlit svůj postoj k projednávané věci. Popište, co se vám nelíbí a proč a vyhněte se takzvaným podkopávacím poznámkám (ukazují nejistotu mluvčího): „Podívej, mně je blbý ti to říkat, ale…” nebo „Doufám, že to nebudeš brát osobně…” či „Mě opravdu vůbec netěší, že ti něco takového musím říct, ale …“

Možné je použít i: „Osobně bych dal přednost jinému řešení, ale když už jsi to udělala, co se dá dělat…“ Rovněž spíše popisujte a vyhněte se hodnocení: „To jednání bylo úplně špatně.“ Použijte: „Na jednání jsi nepodal žádné argumenty, materiály jsi měl jenom pro sebe a jednoho partnera, takže druzí dva se mu museli dívat přes rameno. Prezentace měla 32 slidů a v domluvených 10 minutách jsi to nestihl použít.“

^REKLAMA

Směřujte k něčemu a ne od něčeho. Jinými slovy řešte žádoucí stav, nezůstávejte dlouho v tom, co nebylo v pořádku. A závěrem shrňte domluvené skutečnosti, aby vznikl pro obě strany jasný výstup. Neuzavřete hovor: „Tak jsme se dohodli a můžeš jít.“ Vhodnější je: „Dohodli jsme se na tom, že příště se mnou před jednáním probereš svoje argumenty, materiálů budeš mít vždy o dva navíc a prezentaci ukážeš kolegovi Jardovi, aby ti k ní řekl, jak se mu jeví.“

A jak zpětnou vazbu přijmout?

Destruktivní kritiku odmítněte. Pokud je konstruktivní, opravdu jde o zpětnou vazbu, nikoliv o destruktivní „rýpaní“, reagujte na ni. Ideálně tak, že akceptujete připomínku a řeknete, jak chcete situaci měnit. Slovy: „Děkuji za upozornění. Budu na tom pracovat.“  Případně také: „Beru to na vědomí.“ Vhodné je i: „Vážím si toho, cos mi řekl. Příště si dám bacha.“

Akceptujte svou zodpovědnost, ale odmítněte, jestli vám druhá strana bude podsouvat vinu za cizí selhání. Na to reagujte třeba: „Ano, jsem vedoucí týmu a uvědomuju si, že jsem tady teď tři neděle nebyl. Ale odmítám tvrzení, že je moje chyba, že tým spadl v hodnocení výkonu o dvě příčky dolů.“