Tipy pro manažery: Nejste prezident? Nevadí. I pracovní návštěva má svá pravidla
Na rozdíl od státní návštěvy, která má přesně popsané parametry a standardní průběh napříč světem, je program pracovních návštěv věcí dohody. Vzájemně se domluvte, zdali společně poobědváte, povečeříte, nebo si třeba projdete pamětihodnosti města. V každém případě by nejprve recepce nebo sekretariát měl dostat informaci, že firma čeká návštěvu, kdy přijde a o kolik osob zhruba půjde. Na recepční či asistentce totiž je, aby návštěvu uvítala, uvedla na místo, kde může počkat, jestliže nejste jako hostitel volný.
Nenechte hosta bez povšimnutí
Pokud musí vaše návštěva čekat, je povinností recepční nebo asistentky vás omluvit, případně vysvětlit zdržení a nabídnout občerstvení. Pokud čekání trvá déle, měla by návštěvě sdělit, že „hostitele“ informovala, nebo se ho pokouší dostihnout. Návštěvník nesmí zůstat bez povšimnutí nebo bez informací. Jste-li už na cestě, ale chvíli potrvá, než dorazíte a návštěva je důležitá, měl by se jí váš personál osobně věnovat.
Témata k prolomení ticha
Pokud jste v kůži prostředníka a věnujete se návštěvě do příchodu šéfa, určitě je vhodné pro zkrácení času s návštěvou mluvit. Doporučením je takzvaný „small talk“, tedy malá společenská konverzace. A o čem se dá mluvit snad donekonečna? Starými osvědčenými tématy jsou počasí, doprava a cestování. Také prostředí, ve kterém se nacházíte, kultura, detail v návštěvníkově úpravě, který můžete ocenit či firma, ze které pochází sám návštěvník.
REKLAMA
Už jste dorazil? Výborně. Měl byste jako hostitel stát a pozdravit hosta ve stoje. Nejlepší je opustit svůj psací stůl a usednout s hostem ke konferenčnímu či jednacímu stolu. Pokud je návštěva skutečně velmi významná, je zvykem, že hostitel osobně vítá návštěvu v předpokoji a uvádí dále do jednací místnosti. Na tuto formální stránku návštěvy lpí zejména Asiaté či Arabové.
Co dále? Pokyn k usednutí dává hostitel a nabízí hostu místo, kam si má sednout. Obvykle bývá jako nejvýhodnější místo proti oknu. Je totiž považované za čestné. Z pohledu vyjednávacích strategií jde ovšem o místo méně výhodné.
Vykliďte stůl
Dbejte i na výzdobu stolu. Ta má být umírněná, podřízená spíše pracovnímu zaměření jednání. Pokud jsou na stole květiny, měly by být nízké a v menším rozsahu. Na stole má být dost místa pro všechny materiály a eventuální občerstvení. Jestliže chcete v rámci déle trvajícího jednání ušetřit čas a servírovat kromě obvyklého pití i jídlo, doporučuji takové, které nedrobí a jehož konzumace není náročná. Ve skutečnosti se tím ale čas příliš neušetří, koncentrace lidí se jídlem vždy rozmělní. Občerstvení by měla podávat asistentka nebo určení pracovníci vaší firmy, vždy zprava. Mělo by jít spíše o pití (nealkoholické nápoje) eventuálně nějaké drobné pečivo či ovoce.
REKLAMA
Co závěrem návštěvy?
Jako hostitel byste měl v závěru shrnout podstatné body diskuse, zrekapitulovat dohodnuté záležitosti a poděkovat svému hostu. Hosta by měla vyprovodit sekretářka či určený pracovník firmy. Chcete-li dát hostu najevo úctu, pak až k výtahu či dokonce k východu z budovy. Sám můžete projevit svůj zájem o návštěvu tím, že ji vyprovodíte až do sekretariátu či k recepci.
