Tipy pro manažery: Umíte to s PPT jako mistři?

Prezentace jsou jednou z klíčových věcí v podnikání. Ovšem kvalita těchto prezentací je velmi různá. Jak tedy postavit PPT prezentaci, aby byla přitažlivá, výstižná i zábavná? Několik rad vzniklo na základě dlouholetých zkušeností.

Upoutejte již v úvodu a nezanevřete na závěr

Protože bývá právě na úvod a také závěr prezentace lidská pozornost na nejvyšší úrovni, jsou to právě tato místa, kde sdělte základy vaší prezentace, esenci, klíčové sdělení, tedy to, co chcete, aby si vaši posluchači odnesli v mysli a ideálně i v srdci.

Struktura není přežitek

Stále platí, že co má řád, lépe se sleduje a také pamatuje. Pro vaši prezentaci to znamená: po titulku zveřejnit agendu (o čem budete mluvit), slajdy vždy s nadpisem, logicky se rozvíjející sdělení (nikoliv chaos obrázků a dat). Na závěr nezapomeňte na shrnutí nejdůležitějších skutečností z prezentace. Sice to nevypadá nijak kreativně, ale jestli skutečně chcete, aby si vaši lidé něco z prezentace odnesli, ukažte jim to srozumitelně a jednoduše.

Forma před obsahem?

K pomyslnému řádu patří i forma. Tím je myšlena velikost písma, počet odrážek na „slajdech“, barevnost textu, umístění obrázku. Tohle je hodně důležité a většina lidí se snaží vecpat do jednoho okna co nejvíce informací, omyl.

Držte se formule: písmo ve velikosti alespoň 28pt, odrážek na „slajdu“ 7 – 9 maximálně, spodní pětinu slajdu nechejte volně. Důvod? Ryze praktický. Při velké skupině nevidí účastníci, kteří sedí vzadu, co je dole napsáno. Nadpis oddělte ideálně horizontálně od textu, čtenáři se tak lépe orientují. Obrázky situujte je nejlépe do levé dolní části „slajdu“ a používejte jasně definované barvy. Pro upozornění některé dataprojektory neumějí kombinované barvy a v praxi změní vámi vytvořený krásný odstín fialové na nevzhlednou modrou.

^REKLAMA

Zpestřete vizualizací

Obrázky, fotky, nákresy, grafy, animace, toto všechno do prezentace patří, dodávají jí emocionalitu, poutavost, živost. Je ovšem dobré kombinovat vizuály s textem, protože pozdní příchozí nemusejí porozumět, proč máte u manažerského tématu obrázek motýla, když komentář prezentujícího neslyšel.

Do prezentace patří zábava

Nezapomeňte ani na zábavné prvky, jako jsou kreslené vtipy, foto týmu z teambuildingové akce, diskuse k tématu, několik provokativních tvrzení na posledním slajdu, který má rozproudit debatu nebo to, že vyprávíte příběh, použijte „best practice“ jako se co dělá, řeší jinde. Pozvěte si zajímavého hosta, dejte lidem možnost si vyzkoušet propagovaný výrobek či zvolte nečekané prostředí, kde se bude prezentace konat. To vše přirozeně zvyšuje zájem lidí o věc i o vás jako prezentujícího.

Prezentace nikdy nesmí zvítězit na prezentujícím. To znamená, že veškeré technické prostředky a moderní „vychytávky“, i když vám připadají úžasné, jsou jenom podporou vašeho vystoupení, nesmí být tím hlavním, co si účastník z prezentace odnese.

Méně je více a přehlcení čímkoliv nesmírně ruší příjem informací. Co si pod tím představit? Když se vám budou v prezentaci přebíjet barvy nebo z jedné části slajdu vyjede traktor a zároveň zazní střelba z pistole nebo se střídají emocionálně silně působící obrázky. Není to dobře. Dbejte těchto rad a v kombinaci s vaším umem si odnesou posluchači to nejlepší.